5 dicas para evitar dor de cabeça com Notas Fiscais Eletrônicas

O grande volume de tarefas que o empreendedor executa muitas vezes compromete atividades essenciais para o bom gerenciamento dos negócios. A má administração de notas fiscais, sobretudo nas pequenas e médias empresas, é um exemplo que pode acarretar problemas futuros. Confira no post 5 dicas para você evitar ter dores de cabeça com Notas Fiscais Eletrônicas.

O processo de gerenciamento de notas fiscais exige atenção e cuidado, mas com algumas dicas é possível tornar a tarefa mais fácil e com redução significativa dos custos. Separamos especialmente para você, as 5 principais dicas para que possa tirar de letra a gestão de notas fiscais.

Armazenamento – O primeiro passo é dispor de um espaço para suas notas fiscais. É interessante pensar em uma maneira de dividi-las em categorias, por tipo e data, separando o que são documentos de entrada e de saída. Como estamos falando de documentos eletrônicos, dedique uma pasta exclusiva em seu computador ou em alguma ferramenta de armazenamento em nuvem.

Validação – Em virtude de tratarmos de documentos fiscais que dispõe de assinatura digital e numero de protocolo, é de suma importância que o documento a ser armazenado contenha as informações necessárias para ser utilizado em caso de uma fiscalização. Ou seja, o arquivo da nota fiscal eletrônica não basta ser um xml, precisa conter a assinatura digital e o numero de protocolo para ser considerado um documento válido.

Status do Documento – Além dos pontos citados anteriormente, outro ponto de atenção, principalmente por conta do impacto tributário é a validade da situação de um documento fiscal. Por exemplo, ao receber um DANFE é de suma importância a verificação da situação desse documento na SEFAZ, para evitar que a empresa dê entrada em uma nota fiscal que pode ter sido cancelada e sem validade fiscal.

Contabilidade sempre informada – Todas as informações referente a gestão de notas ficais devem ser disponibilizadas para o Contador. Não é necessário que sejam enviadas cada nota emitida ou recebida imediadamente, mas, é preciso estabelecer uma rotina para essa comunicação. Os sistemas de gestão de documentos eletrônicos podem ser um verdadeiro aliado na hora de compilar e enviar as informações, permitindo o encaminhamento eletrônico dos dados, facilitando a vida tanto do empreendedor quanto do contador.

E a dica principal: Muita cautela na hora de emitir e receber documentos fiscais, confira sempre todos os dados, sempre lembrando as dicas anteriores. Organize sem acumular e invista sempre em melhorias e automatização de processos.